Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die beiden Betreiber dieses Angebots gemeinsam (Art. 26 DSGVO): ONSTUDIO Louis Maurice Dietl Am Schoolkamp 104 46238 Bottrop E-Mail: info@onstudio.de Services Cologne Mehmet Ayan Vogelsanger Straße 197c 50825 Köln E-Mail: info@services.koeln Beide Verantwortliche haben in einer Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO festgelegt, wer welche Pflichten der DSGVO erfüllt. Sie können Ihre Rechte gegenüber jedem der beiden Verantwortlichen geltend machen. Bei allgemeinen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hallo@easytenant.de.
2. Allgemeines zu dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten (a) beim Besuch unserer Website easytenant.de und (b) im Rahmen der Nutzung unserer Software EasyTenant. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3. Aufruf der Website und Server-Logfiles
Beim Aufruf dieser Website werden automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles verarbeitet: IP-Adresse des zugreifenden Geräts, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Meldung über den erfolgreichen Abruf, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite (Referrer). Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb). Die Logfiles werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
4. Hosting
Unsere Website und die EasyTenant-Software werden bei spezialisierten Hosting-Dienstleistern betrieben, die die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO): • Website und Anwendung: Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA. • Datenbank: Neon Inc., 209 Kearny Street, San Francisco, CA 94108, USA (Serverless-PostgreSQL). Die Datenbank wird in einer Rechenzentrumsregion innerhalb der EU (Frankfurt am Main) betrieben. Der jeweilige Anbieter verarbeitet die oben genannten Zugriffsdaten sowie die im Rahmen der Nutzung anfallenden Inhaltsdaten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, für die Softwarenutzung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Da Vercel und Neon US-Unternehmen sind, kann es zu einer Übermittlung in die USA kommen; hierzu und zum Serverstandort siehe Abschnitt 13.
5. Cookies und Spracheinstellung
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Beim Wechsel der Sprache wird ein Cookie (NEXT_LOCALE) gesetzt, das Ihre Sprachauswahl (Deutsch oder Englisch) speichert, damit die Seite in der gewünschten Sprache angezeigt wird. Dieses Cookie ist für den Betrieb der Website erforderlich; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie § 25 Abs. 2 TDDDG (unbedingt erforderlicher Speicherzugriff). Wir setzen keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies und keine Dienste zur Reichweitenmessung ein. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.
6. Kontaktaufnahme
Wenn Sie uns per E-Mail (z. B. hallo@easytenant.de), über das Kontaktformular auf unserer Website oder über die im Impressum genannten Kontaktdaten erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt Ihrer Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Ihre Anfrage löschen wir, sobald sie erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Registrierung und Kundenkonto
Um EasyTenant zu nutzen, richten Sie als Hausverwaltung, Vermieterin oder Vermieter ein Kundenkonto ein. Dabei verarbeiten wir die zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten, insbesondere Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten sowie die von Ihnen angelegten Objekte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Nutzungsvertrags). Diese Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht. Bei der Registrierung protokollieren wir zum Nachweis der erteilten Einwilligungen (AGB, AVV, Datenschutz) den Zeitpunkt, die akzeptierte Dokumentversion und die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO in Verbindung mit der Nachweispflicht nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
8. Verarbeitung im Rahmen der EasyTenant-Software
EasyTenant unterstützt Sie als Verwalter dabei, Anliegen Ihrer Mieterinnen und Mieter entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet: Stammdaten der Mieter (Name, Anschrift der Wohn- bzw. Nutzeinheit, Kontaktdaten, persönliche Kundennummer im Format KD-000000-0), Inhalte der eingehenden Meldungen (z. B. „Wasserhahn tropft“), die automatisch ermittelte Kategorie (Sanitär, Heizung, Elektrik, Schlüsseldienst oder Hausmeister/Sonstiges), der Bearbeitungsstatus sowie Daten der beauftragten Dienstleister (Name, Gewerk, Kontaktdaten, Reihenfolge). Für diese Verarbeitung sind grundsätzlich Sie als unser Kunde datenschutzrechtlich verantwortlich; wir handeln insoweit als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag (siehe Abschnitt 12). Rechtsgrundlage für unsere Tätigkeit ist der mit Ihnen geschlossene Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 28 DSGVO). Die automatische Zuordnung einer Meldung zu einer Kategorie erfolgt KI-gestützt. Hierzu wird der Nachrichteninhalt über unseren Messaging-Dienstleister SendSeven GmbH an Google Vertex AI (Enterprise Tier, Gemini-Modelle, derzeit gemini-2.5-flash) übergeben und ausschließlich in der EU-Region europe-west4 (Niederlande) verarbeitet. Google verwendet diese Daten nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle (Enterprise-Datenschutz von Vertex AI). Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber im Sinne des Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.
9. Kommunikation über WhatsApp, SMS und E-Mail
Mieterinnen und Mieter können ihre Anliegen über WhatsApp, SMS oder E-Mail übermitteln; EasyTenant sendet automatisierte Rückmeldungen (z. B. Eingangsbestätigungen und Statusmeldungen) über denselben Kanal. Dabei werden die Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse sowie der Nachrichteninhalt verarbeitet und dem jeweiligen Mieter zugeordnet. Zur technischen Zustellung setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein: • WhatsApp und SMS: Bereitstellung über die SendSeven GmbH, Werner-Haas-Straße 8, 86153 Augsburg, Deutschland (E-Mail: privacy@sendseven.com) als Messaging-Dienstleister. SendSeven setzt zur Zustellung ihrerseits Unterauftragsverarbeiter ein: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland (WhatsApp) sowie seven.io, betrieben von der seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, Deutschland (SMS-Gateway, Server in der EU). Bitte beachten Sie, dass bei der Nutzung von WhatsApp Daten auch an Meta übermittelt werden können. • E-Mail: Versand über Resend, betrieben von der Resend, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO im Auftragsverhältnis mit unseren Kunden. Zu Drittlandübermittlungen siehe Abschnitt 13.
10. Willkommensbriefe per Post
Auf Wunsch versendet EasyTenant automatisch Willkommensbriefe an neue Mieter, die u. a. die persönliche Kundennummer und die Kontaktkanäle enthalten. Zur Erzeugung und zum Versand der Briefe übermitteln wir Name und Anschrift des Empfängers an einen Druck- und Versanddienstleister, der diese Daten ausschließlich in unserem bzw. im Auftrag unseres Kunden verarbeitet: A&O Fischer GmbH & Co. KG, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe), Deutschland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 28 DSGVO.
11. Zahlungsabwicklung über Stripe
Die Abrechnung der Nutzungsgebühren (7,50 € pro Objekt und Monat) erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Bei einer Zahlung werden die für die Abwicklung erforderlichen Daten (z. B. Name, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsmittel- und Transaktionsdaten) an Stripe übermittelt und dort verarbeitet; vollständige Zahlungsdaten (etwa Kreditkartennummern) erhebt Stripe unmittelbar, wir erhalten hierauf keinen Zugriff. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten). Weitere Informationen: https://stripe.com/de/privacy.
12. Rollenverteilung und Auftragsverarbeitung
Bei der Nutzung von EasyTenant sind zwei Verarbeitungsebenen zu unterscheiden: • Für die Website easytenant.de und unsere eigenen Kundendaten (Abschnitte 3–7 und 11) sind wir – ONSTUDIO und Services Cologne – datenschutzrechtlich verantwortlich. • Für die personenbezogenen Daten, die Sie als Kunde über Ihre Mieter, Objekte und Dienstleister in EasyTenant verarbeiten (Abschnitte 8–10), sind Sie der Verantwortliche und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Grundlage ist ein mit Ihnen abzuschließender Auftragsverarbeitungsvertrag, der u. a. die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (Hosting, Nachrichtenversand, Druck, Zahlung) regelt. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Ihren Weisungen und nicht für eigene Zwecke.
13. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Personenbezogene Daten geben wir nur an Empfänger weiter, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Empfänger sind insbesondere die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter (Hosting, Zahlungsdienstleister, Nachrichten- und Druckdienstleister) sowie die von Ihnen beauftragten Dienstleister und Handwerksbetriebe, an die eine Meldung zur Bearbeitung weitergeleitet wird. Soweit einzelne Dienstleister Daten außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeiten (etwa Anbieter mit Sitz in den USA), erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO – insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Dies betrifft insbesondere unsere US-Dienstleister Vercel Inc. (Website und Anwendung) und Neon Inc. (Datenbank); die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der in deren Auftragsverarbeitungsverträgen vereinbarten Standardvertragsklauseln. Gleiches gilt für den E-Mail-Versanddienstleister Resend, Inc. (USA) sowie – bei Nutzung von WhatsApp – für eine mögliche Übermittlung an Meta Platforms, Inc. in den USA. Unser Messaging-Dienstleister SendSeven GmbH (Augsburg), dessen SMS-Gateway seven.io (seven communications GmbH & Co. KG, Kiel), die KI-Verarbeitung über Google Vertex AI (EU-Region europe-west4, Niederlande) sowie unser Druck- und Versanddienstleister A&O Fischer GmbH & Co. KG (Winsen/Luhe) verarbeiten die Daten hingegen innerhalb der EU.
14. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Vertrags- und Abrechnungsdaten unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen von in der Regel 6 bzw. 10 Jahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Meldungs- und Kommunikationsdaten Ihrer Mieter werden nach Ihren Vorgaben als Verantwortlicher gelöscht. Nach Beendigung eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses löschen oder retournieren wir die verarbeiteten Daten nach Ihrer Wahl, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
15. Datensicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere eine verschlüsselte Datenübertragung über TLS/HTTPS, Zugriffsbeschränkungen sowie die regelmäßige Überprüfung unserer Sicherheitsvorkehrungen. Unsere Maßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.
16. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Sind Sie Mieterin oder Mieter, richten Sie Ihre Anliegen bitte vorrangig an die für Sie zuständige Hausverwaltung als Verantwortlichen; andernfalls leiten wir Anfragen an diese weiter. Unabhängig davon haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts oder des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.
17. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Verarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte aktuelle Fassung. Stand: Juli 2026.